Análisis y Objetivos

• Estudiar, analizar y hacer un pronóstico del evento
• El OPC debe visualizar el perfil de los participantes
• Los objetivos que persigue el Congreso pueden ser: capacitación, integración, difusión de la tecnología, fin de lucro
• El Comité Organizador no siempre tiene claro esta pauta y el OPC tiene que ayudarlo a descubrirlo
• El Comité Organizador es nuestro cliente y comienza con una función vertical central que luego se va haciendo paralela

Planeamiento Global
Planeamiento de todos los aspectos, directos e indirectos relacionados con el evento:

1. Fecha
   
2. Local
   
3. Reglamento general del evento
   Coordinación de las reuniones con el Comité Organizador y duración de los mismos.
   
4. Temario: técnica de presentación de trabajos
   
5. Clasificación de los participantes
   
6. Estrategia de comunicación
   
7. Plan económico financiero: costos de inscripción, presupuesto de los gastos, búsqueda de recursos
   
8. Materiales, servicios y equipamientos
   
9. Alojamiento
   
10. Transporte Urbano
    
11. Transporte interurbano

Cronograma y Evaluaciones
Elaboración del cronograma global y realización de evaluaciones periódicas con el Comité Organizador.

Planeamiento Logístico
Ordenamiento lógico de todas las providencias referentes al evento durante el congreso

Servicios de Secretaría
PRE - CONGRESO

1. Elaboración de la correspondencia
   
2. Búsqueda de destinatarios
   
3. Envío de correspondencia en general
   
4. Afiches
   
5. Circulares
   
6. Formularios de inscripción
   
7. Formularios de temas libres
   
8. Cartas
   
9. Folletos
   
10. Procesamiento de las inscripciones
    
11. Clasificación de archivos de trabajo
    
12. Atención a los participantes en las cuestiones referentes al evento propiamente dicho

Durante el congreso
SECRETARIA EJECUTIVA

1. Realización de inscripciones
   
2. Entrega de material (carpetas, identificación)
   
3. Certificados, relaciones en general, etc.
   
4. Apoyo a la Comisión Organizadora
   
5. Información general a los congresistas

SECRETARIA TECNICA
Apoyo a los presentadores de temas (conferencias, mesas redondas)
Coordinación de los servicios de apoyo en las salas de trabajo
Equipamiento y recursos humanos
Apoyo a las mesas directoras en sesiones de trabajo o Asamblea de Autoridades

POST CONGRESO
Elaboración de envíos de correspondencia en general
Entrega de diplomas y certificados, servicios de archivo
Rendición de cuentas al Comité Organizador

Esfuerzos de Comunicación
Circulares
Redacción de circulares y cartas informativas que estimulen a los participantes .Para esto debe tener un “gancho” de atracción como por ejemplo conferencistas de muy buen nivel y renombre

Compras
El OPC realizará los contactos para la selección, compras o localización de los materiales, servicios y equipamientos de terceros.Los gastos serán autorizados y previamente consultados al Comité Organizador. La ventaja de que las compras sean a través del OPC es que las transacciones rutinarias hacen que los precios sean mejorados para el cliente.

Recursos humanos
El OPC aplicará los recursos humanos cualitativa y cuantitativamente necesarios para el cumplimiento de lo requerido por el Comité Organizador.
* Asistentes de sala
* Personal de secretaría
* Personal idóneo en el manejo de caja
          en recepción de conferencistas
          en el asesoramiento a expositores
          en el manejo de equipamiento
          y un coordinador general

El personal se seleccionará de acuerdo a la diversificación de las tareas.
Debe ser idóneo pero además debe saber trabajar en equipo.
Esto es fundamental.

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