|
PRESUPUESTO
Generalidades
Generalmente un congreso comienza a planearse sin
tener ningún recurso financiero.
Los ingresos comienzan a concretarse cuando se
producen las inscripciones, donaciones o venta de stands.
La realización de una exposición
paralela, se convirtió en la actualidad, en un recurso inseparable
de todo congreso.
Teniendo en cuenta que un congreso comienza a
organizarse entre 24 y 18 meses antes, en el gráfico siguiente
podemos apreciar los porcentajes de ingresos y egresos desde la puesta
en marcha del congreso hasta su finalización.
|
18 a 12 (1)
meses antes
|
12 a 1 mes
antes
|
Durante el
Último mes
|
|
INGRESOS
|
|
|
|
|
Por Inscripciones
|
0%
|
40%
|
60%
|
|
Por venta de Stand
|
15%
|
40%
|
45%
|
|
Por promociones
|
10%
|
60%
|
30%
|
|
EGRESOS
|
15%
|
35%
|
50%
|
Si bien en los primeros meses (1) se producen más
ingresos (25%) que egresos (15%), estos últimos se realizan antes
que los ingresos, debido que hay que producir todo el material informativo
del congreso y de la exposición.
Por lo tanto el FINANCIAMIENTO DE UN CONGRESO es:
COMPATIBILIZAR un eficiente y lucido desarrollo del congreso con
los recursos económicos disponibles. Esta compatibilización
es un proceso flexible de reajuste continuo.
ELEMENTOS QUE INCIDEN FUERTEMENTE EN EL PRESUPUESTO
- SEDE
- EMPRESA ORGANIZADORA
- SERVICIOS TECNICOS (Interpretación simultánea, CCTV, equipos de proyección,
etc)
- DISERTANTES
- GASTRONOMIA
- COMUNICACIONES
Para poder confeccionar un presupuesto o estimado de ingresos y egresos
es necesario confeccionar una Ficha Técnica (Anexo I) del
congreso que vamos a presupuestar.
El proceso cronológico que sigue un PRESUPUESTO es:
- PRESUPUESTO DE GASTOS (Ligado a la Ficha Técnica)
- ESTIMACION DE RECURSOS
- CONTROL DEL PRESUPUESTO
- AJUSTE PERMANENTE
También, antes de realizar un presupuesto, tenemos que saber que tipo
de congreso vamos a presupuestar:
CONGRESOS
ABIERTOS: Son los que los participantes pagan
arancel
CERRADOS: Tienen fondos propios. Los
participantes son invitados
En todo presupuesto tenemos INGRESOS y EGRESOS, a su vez estos pueden
ser FIJOS y VARIABLES.
Entre los INGRESOS encontramos los provenientes por:
- Inscripciones (variable)
- Venta de stands (variable)
- Publicidad (variable)
- Patrocinios (variable)
- Donaciones (variable)
- Aportes de la entidad convocante (fijo)
Ahora veamos los EGRESOS, considerando los FIJOS y los
VARIABLES.
FIJOS:
- SEDE
- EQUIPOS
- SEÑALIZACION
- DISEÑO E IMPRESIONES: Todo lo necesario para la promoción
- DISERTANTES
- INVITADOS ESPECIALES
- PERSONAL
- PRENSA
- PUBLICIDAD y PROMOCION
- FRANQUEO
- GASTOS PREVIOS DE SECRETARIA (Insumos)
- HONORARIOS DEL OPC (fijos)
- SERVICIO MEDICO
- SEGURIDAD
VARIABLES
- ELEMENTOS PARA LOS PARTICIPANTES
- GASTRONOMÍA
- ACTOS SOCIALES
- TRANSPORTE
- FRANQUEO – MENSAJERIA
- EQUIPAMIENTO TÉCNICO (Interpretación Simultánea)
- ARMADO DE LA EXPOSICION
- HONORARIOS OPC (Si son variables)
- IMPREVISTOS
ESTIMACION DE RECURSOS
- POR INSCRIPCIONES / 40% Inscripciones
anticipadas / 60% Inscripciones en el último mes
- POR VENTA DE STANDS / X m2
a X pesos el m2
- POR DONACIONES
- POR PATROCINIOS
- POR AVISOS (Catálogo de la
Expo)
RECORDAR PARA LA ESTIMACION DE RECURSOS
- Los datos de la Ficha Técnica
- Los antecedentes de los congresos
anteriores
ITEMS QUE INCIDEN
FUERTEMENTE EN EL PRESUPUESTO
|
SEDE
|
20%
|
|
EMPRESA ORGANIZADORA
|
15%
|
|
SERVICIOS TÉCNICOS
|
15%
|
|
DISERTANTES EXTRANJEROS
|
20%
|
|
GASTRONOMIA
|
17%
|
|
COMUNICACIONES
|
15%
|
CONCLUSIONES
- En lo atinente al Presupuesto y
Financiamiento: NADA ES EXACTO
- Los temas explicados, son guías
que sirven como punto de partida
- La capacidad creatividad y habilidad
del OPC, es fundamental para llevar a la práctica, lo que en teoría
funciona bien.
ANEXO I
FICHA TÉCNICA
- TIPO DE EVENTO:
- DURACIÓN:
- FECHA:
- IDIOMAS:
- CANTIDAD DE PARTICIPANTES:
Nacionales:
Extranjeros:
Acompañantes:
- LUGAR:
- SEDE:
- CANTIDAD DE SALAS:
- INTERPRETACIÓN SIMULTANEA:
- EXPOSICIÓN COMERCIAL:
- GASTRONOMIA: (Coffee Breaks, Cocktail,
Almuerzos, etc.)
- PROGRAMA SOCIAL:
- PROGRAMA PARA ACOMPAÑANTES:
ANTECEDENTES:
FINANCIAMIENTO Y RECURSOS
Terminado de
elaborar presupuesto, comienza la tarea más difícil: elaborar un Plan
de Recursos que nos permita recaudar dinero para cubrir el presupuesto.
Como ya dijimos
anteriormente, obtendremos ingresos por: a) Inscripciones, b) Venta
de Stand y c) Promociones o Patrocinios.
Debemos partir
de una regla de oro: Nadie nos dará dinero si no recibe algo a cambio.
Por lo tanto
debemos ser lo suficientemente creativos para ofrecer alternativas que
interesen a nuestros potenciales colaboradores.
Podemos fijar
como política: a) conseguir pocos patrocinadores que aporten cifras
mayores, o b) mayor cantidad de patrocinadores que aporten cifras menores.
Si la opción
es pocos patrocinadores, podemos tomar los ejemplos que detallo
a continuación:
PATROCINIO BASICO
- Mención del nombre de la empresa
en un "Cartel de Auspiciantes" ubicado en el acceso al Salón
de Conferencias.
- Mención del nombre de la empresa
en la página interior del Programa Oficial del Congreso.
- Inclusión de material de promoción
en el portafolio que se entregará a cada participantes.
- Una (1) inscripción sin cargo
al Congreso
Valor del Patrocinio: u$s
3.000. -
PATROCINIO EXCLUSIVO
- Impresión del Isologo o nombre
de la empresa en los blocks tamaño carta, de 20 hojas cada uno, impresos
a cuatro colores en papel de primera calidad, que se entregarán a
los participantes. (Cantidad: 500 unidades)
- Impresión del Isologo o nombre
de la empresa en lapiceras de primera calidad que se entregarán a
los participantes. (Cantidad: 500 unidades)
- Impresión del Isologo o nombre
de la empresa, a un color, en la carpeta plástica porta block que
se entregará a cada participante. (Cantidad: 500 unidades)
- Dos (2) Inscripciones sin cargo
al congreso
- Todo lo incluido en "Patrocinio
Básico"
Valor del Patrocinio:
u$s 10.000. –
PATROCINIO ESPECIAL
- Impresión del Isologo o nombre
de la empresa a cuatro colores, en la contratapa del Programa Preliminar.
(Cantidad: 4.000 ejemplares)
- Impresión del Isologo o nombre
de la empresa, a cuatro colores, en la contratapa del Programa Oficial.
(Cantidad: 600 ejemplares)
- Impresión del Isologo o nombre
de la empresa, a un color en el interior del portafolio que se entregará
a cada participante. (Cantidad: 500 unidades)
- Doce (12) metros cuadrados de
superficie para construir un stand institucional.
- Cuatro (4) inscripciones sin
cargo al Congreso.
- Todo lo incluido en "Patrocinio
Básico"
Valor del Patrocinio:
u$s 20.000. –
PAQUETE PROMOCIONAL BÁSICO
-
Mención del nombre
de la empresa en dos "Carteles de Auspiciantes" ubicados
en el acceso al Salón de Conferencias.
-
Mención del nombre
de la empresa en página interior del Programa Oficial del Congreso.
-
Una (1) Inscripción
sin cargo al congreso
Valor del Paquete:
u$s 1.500. -
PAQUETE PROMOCIONAL STANDARD
- Inclusión de material de promoción
de la empresa en el portafolio que se entregará a cada participante.
(Cantidad: 500 unidades)
Valor del Paquete:
u$s 750. -
PAQUETE PROMOCIONAL 1
ARTICULO EXCLUSIVO
FOLLETO DEL CONGRESO
- Impresión a cuatro colores de
un aviso publicitario de la empresa (Medidas: 20 cm x 28 cm.) en la
contratapa del folleto del congreso.
Tirada: 10.000 ejemplares.
2. Todo lo incluido en el Paquete
Promocional Básico
Valor del Paquete:
u$s12.000. –
Siguiendo estos ejemplos, se pueden
ir creando Paquetes Promocionales con todos los elementos para los participantes:
Credenciales, Lapiceras, Blocks, Portafolios,
etc.
José Accaputo
REP. ARGENTINA
Marzo 2001
|
