LA SEDE ADECUADA
Por Lourdes Alanís Vanelli

¿Podemos hacer un ranking de las mejores salas de nuestro país?

Contestar esta pregunta sería, de acuerdo a mi visión de Organizadora Profesional de Congresos, caer en un error muy común. Desconocer las fortalezas o debilidades de cada uno de los Centros de Convenciones o Salas de Congresos de nuestro país, también lo sería.

Entonces, la pregunta debería ser: ¿cuál es la Sede Adecuada para un Congreso en particular?

Para contestar a esta pregunta, lo primero que debemos explicar es porque hablamos de Sede y no de Sala.

Cuando nos referimos a la Sede estamos abarcando varios conceptos: Sala Principal y Simultáneas; Lugar para exposición comercial, científica, y presentación de posters; Cabinas de Traducción; espacio para realizar: Cocktail de Apertura, Cena de Clausura, Coffee Break; Servicios Audiovisuales propios o tercerizados; Conexión a Internet, WIFI; Cyber Café y/o Business Center; Conferencias Via Satélite; Hospedaje de los Congresistas (tanto en el Hotel Sede como en Hoteles alternativos con variedad de costos y servicios).
Por todos estos motivos, cuando nos referimos a la Sala y no a la Sede, dejamos por fuera un sinnúmero de factores que una vez tomada la decisión final, quedamos atados a los servicios conexos que dicha Sala pueda o no brindar.

En los últimos 10 años, nuestro país ha crecido en cantidad y calidad de salas. Quedaron atrás los años en que la Sede capaz de albergar Congresos Internacionales era única. De todas maneras tomar la resolución con la mayor antelación posible, es una de las más sabias decisiones.

Más allá del motivo económico que siempre incide en cada una de las elecciones, los motivos de decisión por una u otra Sede son múltiples, a continuación detallo alguno de los que considero más relevantes:

Internacional
En esta primera característica debemos tomar en cuenta que el mayor peso de la decisión recaerá principalmente sobre las ventajas o desventajas de hospedar a los Congresistas en el Hotel Sede y Hoteles alternativos.

Nacional
Uno de los factores más importante en este tipo de congresos es la accesibilidad a la Sede, la distancia a los puntos de referencia (Facultades, Hospitales, Centro de Negocios, etc.) así como la posibilidad de estacionamiento.

Imagen o Posicionamiento del nombre de la Sede
Si bien este concepto va muy ligado a Eventos Empresariales, no debemos desconocer que los Congresos Científicos son apoyados por Empresas Comerciales o Instituciones que brindan recursos para viabilizar la gestión. Una Sede con mejor posicionamiento de marca (Nacional e Internacionalmente) será un buen aliado en la concreción de sponsors.

Infraestructura
Posibilidad de realizar conferencias o cursos paralelos, actividades sociales y muestra comercial o feria en la propia Sede.

Servicios conexos
Conectividad, acceso a Internet, Business Center, Cyber Café, Video Conferencias, Traducción simultánea, Gastronomía, etc.

Como último punto pero tal vez el más importante, no podemos dejar de mencionar que una Sala llena es sinónimo de éxito y por el contrario una sala semivacía, sinónimo de fracaso.

Es tarea fundamental del Organizador Profesional de Congresos, asesorar correctamente a su cliente sobre cuál es la Sede más adecuada para el Evento que está organizando.

Lourdes Alanís Vanelli
lourdes@congresoselis.com.uy
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