Como elegir al OPC adecuado
Informe de I A P C O
(International Association of Professional Congress Organizers). Ofrecido por Eventos Latinoamericanos

Esta guía ha sido elaborada para ayudar a los miembros de un Comité Organizador en su entrevista con un Organizador Profesional de Congresos.

QUE ES UN OPC?

Un OPC es una compañía que se especializa en la organización de congresos. La compañía actuará como un consultor para el Comité Organizador, tomando decisiones de acuerdo a la experiencia y conocimiento que ha ganado a través de los años en la organización de eventos.

Algunas otras compañías ofrecen servicios de OPC incluyendo agencias de viajes, compañías de relaciones públicas, etc. Frecuentemente el servicio ofrecido por estas compañías es parcial p.e. Compañías de manejo del destino (DMC). Estas compañías difieren de un OPC, en que su principal actividad de negocio no es la organización profesional de congresos.

NECESITA USTED UN OPC?

Si hubiese áreas relativas a la organización de congresos en las cuales no tenga usted los conocimientos, los recursos, el tiempo o las facilidades técnicas, entonces un OPC manejará esto por usted. Un OPC también actuará como un vínculo entre los diferentes comités y proveedores. El comité o la asociación normalmente conservarán el control del evento y establecerá las políticas con el OPC quien actuará como el Jefe de Proyecto y asegurando que la administración fluya sin problemas. Así mismo aconsejarán en cualquier aspecto relativo a la organización de congresos y trabajarán con usted en equipo para asegurar el éxito de su congreso.

Para determinar de una mejor manera los servicios que requerirá de su OPC, es recomendable verificar con el cuerpo internacional de su asociación cuales servicios ofrece actualmente la asociación

CUANDO SE NECESITA UN OPC?

Un OPC puede ser requerido en diferentes etapas durante el proceso de planeación. Es recomendable que un OPC sea citado lo más temprano posible, pues con su experiencia se podrán evitar los muchos inconvenientes y gastos innecesarios que son encontrados frecuentemente durante las primeras etapas del proceso de planeación.

En las primeras etapas un OPC puede ofrecer asesoría, ayuda, conocimiento y soporte administrativo en la búsqueda de la sede y su viabilidad, así como también en establecer un presupuesto inicial, una lista provisional de proveedores y desarrollar una ruta crítica para la planeación y organización de su congreso. Ellos también pueden ofrecer su ayuda en la preparación y presentación de propuestas para ganar un congreso para un destino en particular; esto puede ser en conjunto con la oficina local de convenciones si se considera apropiado.

PROCEDIMIENTO

Para identificar el OPC más apropiado de acuerdo a sus necesidades, es muy útil buscar información de diferentes compañías. En el proceso normalmente se necesitarán varios pasos a seguir:

1. Elaboración de una propuesta
2. Obtener información preliminar de los OPC’s acreditados
3. Elaborar una lista de los OPCs más convenientes
4. Distribución de la licitación
5. Evaluación de propuestas
6. Chequear referencias de los posibles OPC’s.
7. Presentación y entrevistas
8. Selección del PCO

1. ELABORACION DE LA LICITACION

Es importante dar al OPC toda la información que sea posible cuando se les pide hacer una propuesta para un congreso. La información general del evento y su historia, ayudará al OPC a establecer el tipo de servicio requerido. Es igualmente importante incluir información de los servicios específicos que requiera, así el OPC le informará de una manera más precisa el costo de sus servicios.

Basado en la experiencia, la información mínima a incluir debe ser:
· Número de días del congreso
· Con qué frecuencia se organiza el evento
· Número de delegados
· Cuota de registro de congresos previos, si se sabe
· Requerimientos de hospedaje
· Tamaño de la Exhibición Comercial (si aplica)
· Precio por metro cuadrado
· Número de trabajos que se recibirán
· Número de sesiones paralelas
· Número de eventos sociales
· Descripción de eventos pre-congreso y post-congreso

Para obtener un estimado más preciso, favor de basarse en las cifras de congresos previos y adaptarlos donde sea necesario.

La Forma de Registro y/o un programa de congresos previos pueden proveer información muy útil.

Un OPC cobra por sus servicios. Existen muchas maneras en que ellos pueden cobrar sus honorarios dependiendo de sus tradiciones culturales y estructuras organizacionales. Estos cargos cubren el costo por el manejo del evento. Se recomienda ser claro en si usted desea cubrir los costos de todos los servicios y si requiere que se hagan cargos por separado. Estos normalmente son:

· Manejo general del congreso
· Patrocinios
· Venta y manejo de la exposición comercial
· Manejo del programa científico
· Registro
· Eventos sociales
· Hospedaje

Además, es prudente pedir al OPC que señale qué otros cargos pueden aplicar, como mensajería, teléfono, fax, e-mail, papelería en general, costos de personal extra, etc. Algunas compañías también hacen cargos extra por servicios ofrecidos por otros proveedores o reciben comisión de ellos, así que es importante solicitar a las compañías que señalen su política sobre estas cuestiones.

Cabe señalar, sin embargo, que solicitar a un OPC que prepare un presupuesto para su evento, como parte del proceso de la propuesta no es común. Un OPC necesitará muchos detalles acerca de su evento para poder presentar un presupuesto preciso. Algunos presupuestos preparados sin este detalle esencial pueden ser extremadamente engañosos y son casi siempre totalmente imprecisos.

2. OBTENER INFORMACION PRELIMINAR DE OPCs ACREDITADOS

Para detalles de OPCs totalmente acreditados y que son miembros de Asociaciones Nacionales e Internacionales se recomienda contactarse con la asociación de organizadores profesionales de congresos de su país.

3. ELABORAR UNA LISTA DE LOS OPCs MÁS CONVENIENTES

Para identificar los OPC’s que pueden ser apropiados para el manejo de su evento es importante establecer algunos criterios/guías como:
· Experiencia general con congresos similares (tamaño, tipo)
· Imagen y reputación
· Afiliación a asociaciones profesionales
· Experiencia regional
· Años operando

4. DISTRIBUCIÓN DE LA PROPUESTA

Una vez que la lista de los OPC’s más convenientes ha sido terminada, se les puede distribuir la licitación. Es normal permitir a las compañías que se tomen algunas semanas para completar la información requerida y dar un total estimado de honorarios. No es correcto pedir a varios OPC´s que hagan reservaciones antes de que se de la decisión por uno de ellos.

5. EVALUACION DE LA PROPUESTA

Si los honorarios han sido cotizados de una forma similar entonces es fácil establecer costos, desde el servicio más barato al más caro. Usted también tendrá información más detallada sobre el tipo y nivel de servicio que cada compañía puede ofrecer.

6. CHEQUEAR REFERENCIAS DE LOS POSIBLES OPC’s.

A estas alturas del proceso, es un buen momento para solicitar a las compañías referencias escritas o de contactos con quienes usted a la vez puede solicitar informes. Las referencias deben ser de clientes con quienes el OPC ha trabajado en eventos anteriores o de futuros eventos y puede ser apropiado contactar un proveedor de alguna sede u hotel.

7. PRESENTACION Y ENTREVISTA

Es normal solicitar a las compañías que hagan una presentación de sus servicios para el Comité Organizador y/o una Asociación Internacional. En términos generales, de 10 a 20 minutos serán suficientes para la presentación, permitiéndose de 30 a 45 minutos después de la presentación para responder a cualquier pregunta que usted pudiese tener. Al momento de seleccionar las compañías para una entrevista, es importante hacerles saber cuales puntos en específico le gustaría que trataran en su presentación. Este es el momento en que usted debe darse cuenta cual compañía ofrece el servicio más apropiado al precio mas competitivo.
Existen también algunos puntos fundamentales que deben ser citados:

a. ¿Tiene la compañía la experiencia suficiente organizando el tipo de evento que usted requiere p.e. corporativo, asociación o gobierno?

b. ¿Tiene la compañía la experiencia en organizar eventos de tamaño similar y en sedes similares?

c. ¿Es la compañía económicamente solvente y tiene una cantidad importante de eventos futuros que sugieren que seguirá siendo económicamente viable?

d. ¿Está la compañía involucrada en algún problema legal o en disputas financieras con clientes anteriores?

e. ¿Cuál es el giro principal de la compañía? Muchos agentes de viajes, compañías de turismo, consultores de relaciones públicas, etc. ofrecen sus servicios como organizadores de congresos. Un OPC, sin embargo, no tiene conflictos de intereses, la principal actividad de la compañía es la de organizar congresos teniendo como resultado una gran experiencia y habilidad en esa área.

f. ¿Está la compañía lo suficientemente actualizada tecnológicamente para manejar los requerimientos de su evento? Comunicación electrónica, presentación de trabajos y registro son una parte esencial en la organización de congresos actualmente.

g.. ¿Está el personal de la compañía lo suficientemente experimentado para poder manejar su evento?

h. ¿Quién es el responsable de las finanzas del evento y quien controla la contabilidad? Es importante subrayar que a menos que haya un acuerdo financiero, cualquier ganancia del congreso será de su propiedad y que usted tiene el derecho de decidir sobre sus finanzas.

i. ¿Qué medidas se toman cuando circunstancias imprevistas afectan al personal clave involucrado en el evento, inmediatamente antes del congreso (enfermedad, accidente, etc)?

j. Si el ingreso procedente de la industria es importante para el éxito financiero de su evento, ¿tiene la compañía alguna prueba en donde se demuestre que han trabajado en obtener patrocinios y en la venta de espacio de exhibición?

k.. ¿La compañía subcontrata alguno de los servicios que ofrece?

l. ¿La compañía pertenece a alguna asociación profesional y es ésta importante? Muchas asociaciones permiten el intercambio de miembros entre si y no mantienen ningún estándar profesional.

m. ¿Está la compañía asegurada?

n. ¿Cuál es la política ambiental de la compañía?

o. ¿Cual será la manera de reportar y como será documentada?

8. SELECCIONANDO EL OPC

El OPC que seleccione será el que más se ajuste a sus requerimientos y con quién usted se sentirá capaz de trabajar en equipo. También es importante saber con quien estará trabajando por lo que es recomendable que haga una visita a la oficina del OPC para conocer el equipo que le será asignado.

Una vez que ha seleccionado al OPC necesita asegurarse que exista un contrato por escrito, el cual debe incluir el trabajo específico que usted requiere y que será realizado por el OPC. La mayoría de los OPC’s tienen un contrato estándar que le enviarán para su consideración, pero es conveniente permitir que un representante legal lo cheque para asegurarse que sus intereses estarán protegidos.